1. Introduction

Lingua Custodia applique des techniques d’intelligence artificielle à la linguistique financière pour développer des moteurs de traduction automatique spécialisés. Nous sommes amenés à traiter au quotidien de nombreuses données, très majoritairement de nature linguistique à caractère financier.

Lingua Custodia collecte aussi certaines données à caractère personnel, incluant celles collectées et/ou conservées par nos clients ou sous-traitants, la protection de ces données dépend du RGPD, cette réglementation fait donc partie intégrante de notre stratégie liée à la protection des données.

2. Objectif

Le but de cette politique est de décrire de manière transparente comment et avec quelle finalité Lingua Custodia collecte et traite l’ensemble des données personnelles.

Lingua Custodia accorde une très grande importance au respect de la vie privée, et consacre beaucoup de ressources et d’efforts au traitement des données dans le respect des lois et réglementations applicables, et notamment la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Lingua Custodia s’est engagée dans une démarche continue de conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 qui entre en vigueur le 25 Mai 2018.

3. Portée

Cette politique s’applique à toute l’infrastructure de Lingua Custodia ainsi que toutes les  sociétés sous-traitantes auxquelles Lingua Custodia peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services.

4. Politique

4.1 Finalité des Données Collectées

Lingua Custodia collecte généralement des données personnelles (nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, nom de la société et fonction) dans les cas suivants :

• Pour l’enregistrement des utilisateurs ou des employés du client qui sont autorisés à effectuer ou à demander des traductions via l’interface client de Lingua Custodia.
• Dans notre outil de gestion de la relation client, pour enregistrer et consigner toutes les activités de nos clients, les contacts, les opportunités commerciales et leur évolution, éventuellement les courriels échangés avec les clients, les notes de réunion et les rappels.
• Via l’abonnement en ligne à notre Newsletter
• Lorsque les demandes de traduction que nous recevons de nos clients contiennent des données personnelles.

Toutes les données personnelles collectées ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins de marketing.

4.2 Politique de Partage des Données à Caractère Personnel

Les données à caractère personnel collectées sont en général destinées aux services commercial et comptable de Lingua Custodia, elles peuvent aussi être transmises aux sociétés sous-traitantes auxquelles Lingua Custodia peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services. Toutes les sociétés ou sous traitants avec lesquels nous travaillons ont adhéré à la nouvelle réglementation européenne.

Dans ce cadre, les données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’un transfert vers un pays membre ou non de l’Union européenne. Lingua Custodia met en place des garanties assurant la protection et la sécurité de ces données, en conformité avec la nouvelle réglementation.

Si Lingua Custodia ou tout ou partie de ses actifs sont rachetés par un tiers, les données en notre possession seront, le cas échéant, transférées au nouveau propriétaire.

Sur simple demande, nous pouvons vous fournir la liste des pays où nous conservons vos données et ceux où elles transitent occasionnellement.

En dehors de ces hypothèses, la divulgation des données à caractère personnel à des tiers ne pourra intervenir que dans le cas d’une  demande des autorités légalement compétentes, sur réquisition judiciaire, ou dans le cadre d’un contentieux judiciaire.

4.3 Durée de Conservation des Données

Les données à caractère personnel que nous détenons seront supprimées à l’issue d’une certaine période dépendant des données traitées.

• Pour les clients utilisateurs : les données sont supprimées automatiquement  après la cessation des relations contractuelles.
• Pour les autres : les données à caractère personnel des personnes inactives (qui ne répondent à aucune sollicitation malgré le fait qu’elles ont initialement accepté de recevoir nos communications) depuis plus de trois (3) ans ou 36 mois seront définitivement supprimées dans nos bases de données.

4.4 Droits des Utilisateurs

Conformément à la réglementation en vigueur, un utilisateur bénéficie des droits suivants

• droit d’accès et de rectification des données qui le concernent ;
• droit de retirer à tout moment un consentement ;
• droit à la limitation du traitement des données ;
• droit d’opposition aux traitement des données personnelles ;
• droit à la portabilité des données que les utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou un contrat.

Chaque utilisateur le souhaitant peut exercer ses droits en s’adressant

• par email à privacy@linguacustodia.com
• ou par courrier à : Lingua Custodia, 1 Place Charles De Gaulle 78180 Montigny-le-Bretonneux

4.5 Sécurité

Lingua Custodia a mis en œuvre toutes  les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment empêcher que les données soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

5. Définitions et termes

• RGPD : est le Règlement Général sur la Protection des Données, qui a pour objectif de définir un cadre juridique global pour la protection des données personnelles de l’ensemble des citoyens européens.
• Responsable du Traitement : est la personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel; c’est l’interlocuteur des autorités de contrôle et les personnes concernées, sur toutes les questions relatives au traitement de données à caractère personnel (Art.58).
• Sous-Traitant : est une personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il n’agit que sur instruction du traitant et n’utilise pas les données concernées pour son propre compte.
• Consentement : il est impératif que que la personne concernée donne son accord de manière claire et non-équivoque, ainsi le responsable de traitement doit être en mesure d’apporter la preuve que le consentement a été valablement donné.
• Portabilité de Données : la nouvelle réglementation exige (Art.20 du RGPD) que la personne concernée puisse faire une demande de portabilité de ses données à caractère personnel, pour qu’elles soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.